Η παράβαση βεβαιώνεται σε «Βιβλίο Αναφοράς του Ν. 3868/2010», το οποίο οφείλει να προμηθευτεί ο υπόχρεος (π.χ.υπεύθυνος επιχείρησης) όλων των καταστημάτων υγειονομικούενδιαφέροντος και των αμιγών επιχειρήσεων υπηρεσιών διαδικτύου. Πρόκειται για κοινό ΙΟΟφυλλο βιβλίο αναφορών με χοντρό εξώφυλλο και με αριθμημένες σελίδες, ριγέ, μεγέθους Α4. Επιπροσθέτως, η παράβαση καταχωρείται σε ειδικό τριπλότυπο έντυπο, που τιτλοφορείται «ΠΡΑΞΗ ΕΠΙΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΤΙΜΟΥ». Η αρίθμηση του Βιβλίου Αναφοράς γίνεται ανά σελίδα από τον υπεύθυνο του καταστήματος και η θεώρηση του γίνεται από την αδειοδοτούσα αρχή, χωρίς αίτηση του ενδιαφερομένου στην πρώτη και στην τελευταία σελίδα αυτού, όπου θα αναγράφονται η επωνυμία και το είδος της επιχείρησης, το ΑΦΜ, η ΔΟΥ, η Ταχ. Δ/νση και ο αριθμός άδειας λειτουργίας.
Τα απαραίτητα δικαιολογητικά που πρέπει να προσκομίζει ο ενδιαφερόμενος στην αρμόδια αδειοδοτούσα αρχή κατά τη θεώρηση του Βιβλίου Αναφοράς, είναι: φωτοαντίγραφο της άδειας του καταστήματος και μία μηδενική ταμειακή απόδειξη με το Α.Φ.Μ. της επιχείρησης του ενδιαφερομένου. Η μη τήρηση Βιβλίου Αναφοράς αποτελεί παράβαση και βεβαιώνεται ως παράβαση («μη συνεργασία του υπευθύνου με τα αρμόδια όργανα κατά τη διεξαγωγή του ελέγχου») συνεπάγεται δε, πρόστιμο όπως ορίζεται στην περ. 5 του Παραρτήματος Α’ της Κ.Υ.Α.
Σε περίπτωση απώλειας του Βιβλίου Αναφοράς πρέπει να ακολουθηθεί η διαδικασία «δήλωσης» της απώλειας του Βιβλίου στην αδειοδοτούσα αρχή με Υπεύθυνη Δήλωση του Ν. 1599.
Η μη δήλωση της απώλειας του Βιβλίου Αναφοράς στην αδειοδοτούσα αρχή αποτελεί παράβαση και βεβαιώνεται ως παράβαση, («μη συνεργασία του υπευθύνου με τα αρμόδια όργανα κατά τη διεξαγωγή του ελέγχου»), συνεπάγεται δε, πρόστιμο όπως ορίζεται στην παρ. 5 του Παραρτήματος Α’ της Κ.Υ.Α.
