Εξαρτάται από το είδος και το μέγεθος της επιχείρησης. Ειδικότερα :
Α. Οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις πρέπει να τηρούν τους εξής φακέλους : 1. Αρχείο προσωπικού (περιέχει βιβλιάρια υγείας, κανόνες υγιεινής προσωπικού, βεβαιώσεις εκπαίδευσης προσωπικού) 2. Νερού (περιέχει ένα αποδεικτικό έγγραφο του τρόπου υδροληψίας της επιχείρησης) 3. Θερμοκρασιών (περιέχει την καταγραφή της θερμοκρασίας των ψυγείων, των καταψυκτών και των θερμοθαλάμων ή των φούρνων) 4. Πρόγραμμα καθαρισμού – απολυμάνσεων 5. Πρόγραμμα εντομοκτονίας – μυοκτονίας 6. Οδηγό Υγιεινής του Σωματείου 7. Συνοδευτικών εγγράφων των προϊόντων παραλαβής
Β. Οι μεγάλες επιχειρήσεις πρέπει να τηρούν τους εξής φακέλους :
Αρχεία προαπαιτούμενων
1. Κανόνες Υγιεινής όπως προκύπτουν από το σύστημα HACCP της αρχικής επιχείρησης 2. Προσωπικού 2. Αρχείο ελέγχων νερού 3. Αρχείο καθαρισμού – απολυμάνσεων 4. Αρχείο εντομοκτονίας – μυοκτονίας 5. Οδηγό Υγιεινής του Σωματείου 6. Αρχείο συντήρησης του κτιρίου και 7. Κατάλογος εξοπλισμού και αρχεία βαθμονόμησης
Αρχεία HACCP :
1. Μελέτη HACCP 2. Αρχείο προμηθευτών, το οποίο περιέχει κατάλογο ειδών/προμηθευτή 3.Αρχείο παρακολούθησης Κρίσιμων Σημείων Ελέγχου 4. Αρχεία διορθωτικών ενεργειών
5. Αρχείο ελέγχων α΄ και β΄ υλών, προϊόντων κατά την παραγωγική διαδικασία και τελικών προϊόντων 6. Σύστημα ιχνηλασιμότητας από τις πρώτες ύλες έως και τον τελικό αποδέκτη των προϊόντων 7. Αρχείο επαλήθευσης του συστήματος HACCP 8. Φάκελος συναντήσεων της Ομάδας HACCP 9. Φάκελος με νομοθεσίες – βιβλιογραφία.
